12 نصيحة لكيفية الاعتذار بصدق واحترافية

 

12 نصيحة لكيفية الاعتذار بصدق واحترافية

فما هي أفضل طريقة للاعتذار للتأكد من أن جميع الأطراف تشعر بالاحترام والتقدير؟

فيما يلي خمسة عوامل رئيسية تساعد على تحسين أي اعتذار:

1. التعبير عن الأسف الصادق

إن إخبار شخص ما باعتذارك لا يكفي لتقديم اعتذار جيد. من المهم أيضًا أن تخبره بأنك نادم على ما فعلته.

لا ينبغي عليك أن تتحمل مسؤولية ما حدث فحسب، بل يجب عليك أيضًا أن تخبرهم بأنك تشعر بالسوء تجاه الطريقة التي جعلتهم يشعرون بها.

بعض الأشياء التي يمكنك قولها للتعبير عن الندم والأسى بطريقة صادقة تشمل:

• "أتمنى لو كنت قد أخذت بعين الاعتبار كيف قد تشعر قبل أن أتصرف."

• "أتمنى أن أستطيع استعادة ما فعلته."

• "أنا آسف لأنني لم أفكر في هذا الأمر جيدًا أولاً."

2. إصلاح الأمور

إن جزء من الاعتذار هو إظهار الاعتذار، وليس مجرد الإخبار عنه. ولكي تظهر اعتذارك، فإنك بحاجة إلى تقديم التعويضات.

تساعد الإصلاحات أيضًا على إصلاح الضرر الذي حدث جزئيًا على الأقل. على سبيل المثال، عرض إصلاح أو استبدال أحد العناصر إذا تسببت في إتلافه فعليًا.

إذا كنت بدلاً من ذلك تجعل شخصًا ما في العمل يشعر بأنه أقل قيمة، فانظر ماذا يمكنك أن تفعل لتظهر له أنك تقدره بالفعل. على سبيل المثال، امنحه الفرصة لإظهار مهاراته في العمل.

3. تأكد من أن اعتذارك له أسباب صحيحة

في بعض الأحيان، قد تعتذر في موقف تشعر فيه أنت والشخص الآخر بالأذى. ولكن تأكد من عدم الاعتذار لمجرد الحصول على اعتذار في المقابل.

دعنا نلقي نظرة على مثال. لقد قمت عن طريق الخطأ بتمزيق أوراق مهمة تركها زميلك في العمل بالقرب من آلة التقطيع.

أنت تعتذر عن تمزيق المستندات دون التحقق منها. ولكنك تتوقع أيضًا اعتذارًا لأن زميلك ترك الأوراق في المكان الخطأ.

ومع ذلك، قد لا يزال زميلك منزعجًا للغاية ولا يستطيع الاعتذار على الفور. تذكر أنك لا تستطيع التحكم إلا في أفعالك وطريقة رد فعلك تجاه أفعال الآخرين. ولكن لا يمكنك إجبار شخص ما على الاعتذار.

قدم اعتذارًا لتهدئة ضميرك وإراحة نفسك والشخص الآخر. سيساعدك هذا على المضي قدمًا بغض النظر عما يفعله الشخص الآخر.

ضع في اعتبارك أنه إذا لم يعتذر الشخص الآخر، فلديك القدرة على عدم السماح لهذا الأمر بإيذائك. بمرور الوقت، قد يؤذي الشخص الآخر أكثر منك إذا لم يعتذر.

4. اختر توقيتك بشكل صحيح

الاعتذارات مهمة، ولكن مثل أي شيء آخر، هناك وقت ومكان للاعتذارات.

لنفترض أنك لاحظت أن الشخص الآخر لا يزال منزعجًا للغاية ويحتاج إلى بعض الوقت لمعالجة الأمر. وهذا يعني أنه يتعين عليك الانتظار قبل الاعتذار.

عندما تكون المشاعر لا تزال عالية، فإن الاعتذار يمكن أن يشعل النار.

في حالة تمزيق الأوراق، قد يصاب زميلك بالذعر عند اكتشافه أن مستنداته ممزقة. ربما لا يكون الاعتذار فورًا بينما لا يزال في حالة ذعر هو الخطوة الصحيحة. انتظر حتى يهدأ قليلًا أولاً.

5. اعتذر فقط عن دورك في الصراع

يساعدك الاعتذار على تحمل المسؤولية عما فعلته أنت (أو فريقك). لكن الاعتذار المفرط ليس مفيدًا أيضًا. فقد لا يكون الصراع بأكمله خطأك.

إذا عدنا إلى حادثة تمزيق الأوراق، فإن الخطأ كان خطأك لأنك لم تنظر إلى ما قررت تمزيقه. لكن لم يكن خطأك أن زميلك ترك تلك الأوراق في المكان الخطأ.

وعندما تعترف بالخطأ في الصراع بأكمله، فمن الممكن أن تحدث العديد من المشاكل.

أولاً، ستتحمل مسؤولية إضافية غير ضرورية إذا تحملت المسؤولية عن الصراع بأكمله. ثانياً، ستجعل من الصعب على الطرف الآخر الاعتذار عن خطئه.

يجب على النساء بشكل خاص أن يحذرن من هذا السلوك في أنفسهن، فوفقًا للأبحاث، تميل النساء إلى الاعتذار أكثر من الرجال .

6. تقديم السياق دون تقديم الأعذار

عند تقديم تفسير، حاول توفير السياق بدلاً من تقديم الأعذار. ساعد الشخص الآخر على فهم الظروف التي أدت إلى الموقف دون التقليل من مسؤوليتك . على سبيل المثال، شارك العوامل التي ساهمت في أفعالك دون استخدامها كوسيلة لتجنب المسؤولية.

7. اعترف بخطئك

اعترف بخطئك بشكل مباشر ودون تردد. تجنب التقليل من أهمية اللوم أو تجنبه. من خلال الاعتراف بخطئك علانية، فإنك تثبت صدقك ونزاهتك. إن الاعتراف بخطئك هو خطوة حاسمة في عملية الاعتذار، حيث يُظهر أنك مدرك لتأثير أفعالك.

8. تحمل مسؤولية أفعالك

تقبل المسؤولية عن عواقب أفعالك. تجنب إلقاء اللوم على عوامل خارجية أو أشخاص آخرين. إن تحمل مسؤولية أفعالك يعزز التزامك بإصلاح الأمور وإعادة بناء الثقة. من خلال الاعتراف بدورك، فإنك تخلق أساسًا للاعتذار الصادق والهادف.

9. اقترح حلاً حيثما كان ذلك مناسبًا

إذا كان ذلك ممكنًا، فاقترح حلاً لتصحيح الموقف. فهذا يُظهِر التزامك بإصلاح الأمور والمساهمة بنشاط في حل المشكلة. وسواء كان الأمر يتعلق بتصحيح خطأ أو استبدال عنصر تالف أو اتخاذ إجراءات محددة لمعالجة العواقب، فإن اقتراح حل يضيف جوهرًا إلى اعتذارك.

10. اطلب المغفرة

- عبّر عن رغبتك الصادقة في المغفرة. إن طلب المغفرة يُظهِر التواضع والاعتراف بمشاعر الشخص الآخر. كن صادقًا في طلبك، مع فهم أن المغفرة هي خيار شخصي وقد تستغرق وقتًا. تجنب الضغط على الشخص ليغفر على الفور؛ بدلاً من ذلك، أكِّد على التزامك باستعادة ثقته.

11. كن أصيلاً وحقيقياً

إن الإخلاص هو مفتاح الاعتذار الهادف. تأكد من أن كلماتك وأفعالك تتوافق مع الندم الحقيقي. تجنب الظهور بمظهر غير الصادق أو المعتذر من أجل الراحة. إن الاعتذار الصادق يعزز الثقة ويفتح الباب للمصالحة الحقيقية.

12. الوفاء بالتزاماتك

بعد تقديم اعتذارك، اتبع ذلك بإجراءات ملموسة لإثبات التزامك بالتغيير. سواء كان ذلك تنفيذ الحل المقترح، أو إصلاح الخطأ، أو اتخاذ خطوات لمنع تكرار الخطأ، فإن المتابعة تعزز صدق اعتذارك.

كيفية الاعتذار بشكل احترافي في البريد الإلكتروني 

ولكن ماذا لو كنت تعتذر عبر البريد الإلكتروني؟ ربما ارتكبت خطأ في العمل أو مع أحد معارفك.

سواء كنت تتحدث وجهًا لوجه أو تكتب اعتذارًا، ضع نفس العناصر في الاعتبار. 

أعرب عن أسفك واعتذر للأسباب الصحيحة. انتظر الوقت المناسب. اعمل على إصلاح جزء من الصراع.

لا ينبغي أن تتغير هذه العوامل لأن اعتذارك عبر البريد الإلكتروني.

كم مرة يجب عليك الإعتذار؟ 

عندما ترتكب خطأً كبيراً، فقد يكون من المغري الاعتذار مراراً وتكراراً.

ولكن عندما تقدم اعتذارًا جيدًا، لا ينبغي عليك الاعتذار أكثر من مرة.

إن الاعتذارات المتكررة قد تؤدي إلى نتائج عكسية، فهي تسلط الضوء على أخطائك، ولكنها تضع أيضًا ضغوطًا على الشخص المظلوم.

في كل مرة تعتذر فيها، يتعين عليهم الاستماع إليك مرة أخرى والرد عليك. وهذا يضع عليهم عبء طمأنتك إلى عدم الحاجة إلى تقديم اعتذار آخر. 

كيفية الاعتذار عندما لا تكون مخطئا 

إن ما إذا كنت قد فعلت شيئا خاطئا هو أمر شخصي.

من وجهة نظرك، قد تعتقد أنك لم ترتكب أي خطأ. ولكن إذا كانت أفعالك قد أذت شخصًا ما، فإن مشاعره تكون صحيحة أيضًا.

يمكن أن يتعرض الناس للأذى حتى لو لم تكن تقصد حدوث ذلك. كما يمكن أن يتعرض الناس للأذى عندما تعتقد أنك لم ترتكب أي خطأ.

لذا، في بعض الحالات، من المنطقي أن تعتذر على الرغم من معتقداتك. 

يجب عليك اختيار الاعتذار رغم عدم ارتكابك خطأً إذا كنت تقدر العلاقة مع الشخص الآخر أكثر من كونك على حق. حتى لو كنت تعتقد أنك على حق، فهل الفوز في جدال يستحق التسبب في عواقب وخيمة في العلاقة؟

إذا كنت لا تعتقد أن الأمر كذلك، فإن الاعتذار أمر منطقي.

ويمكن أن ينطبق هذا أيضًا في مكان العمل. 

إن كونك قائدًا رائعًا للفريق يعني أنك تتحمل جزءًا من المسؤولية عندما يرتكب أحد أفراد فريقك خطأً. حتى لو فعلت كل شيء بشكل صحيح، فإن الإجراء المناسب يجب أن يكون الاعتذار.

إذن كيف تعتذر عندما لا تكون مخطئًا، أو بالأحرى، إذا كنت تعتقد أنك لست مخطئًا؟

ابدأ بالاعتراف بمشاعر الشخص الآخر. وكما هو الحال مع أي اعتذار آخر، عبّر عن أسفك على ما حدث.

إذا كنت تعتذر نيابة عن شخص ما في فريقك، فلا تقدم له الأعذار. اجعل اعتذارك موجهًا إليك.

وهنا مثال على ما لا ينبغي قوله:

"كان ينبغي على الشخص الموجود في فريقي أن يستخدم حكمًا أفضل، وأنا آسف لأنهم لم يفعلوا ذلك."

بدلا من ذلك، قل هذا:

"كان ينبغي لي أن أراقب ما يحدث عن كثب. أنا آسف لأنني فشلت في القيام بذلك."

هل يجب أن يكون هناك متابعة للاعتذار؟ 

الاعتذار هو إحدى خطوات المعادلة. ولكن من المهم أن تتبع اعتذارك بطلب المغفرة.

الاعتذار وطلب المغفرة ليسا نفس الشيء. ففي حين أن الاعتذار يعني الاعتراف بالخطأ، فإن طلب المغفرة هو خطوة إضافية لإصلاح العلاقة عندما يتعرض شخص ما للأذى.

ضع في اعتبارك أنك لا تستحق المغفرة فورًا. فاعتمادًا على مستوى الأذى الذي لحق بك، قد لا يكون الطرف الآخر مستعدًا للمسامحة بعد.

إن جعل شخص ما يسامحك يمكن أن يجعله يشعر بالأسوأ مما يشعر به بالفعل .

بمجرد أن تعتذر بالطريقة الصحيحة، وتصلح الأمور، وتطلب المغفرة، فإن الكرة لم تعد في ملعبك. الآن الأمر متروك للشخص الآخر للرد، ويمكنك قضاء بعض الوقت في مسامحة نفسك .

لا تغضب فورًا إذا لم يستجيبوا بالطريقة التي كنت ترغب في أن يستجيبوا بها. فكر في مشاعرهم وتذكر أنهم قد يحتاجون إلى مساحة لأنهم يشعرون بالأذى.

تعلم كيفية الاعتذار بصدق 

إن تعلم كيفية تقديم أفضل الاعتذارات يأتي مع الوقت. ويتطلب الأمر تطوير الذات والنمو لتحسين مهارات الاعتذار.

الآن بعد أن أصبحت لديك الأدوات والنصائح اللازمة لتقديم اعتذار صادق، يمكنك أن تشعر بتحسن (قليلاً) في المرة القادمة التي يتعين عليك فيها الاعتذار.