“مهذب… لكن غير مهني” الايتيكيت المهني خلطة تهذيب+مهنية.

الإتيكيت المهني

بات متعارفا عليه أن الميزة الأساسية لعالم الأعمال اليوم هي سرعة الإنجاز والتركيز على النتائج، حتى أصبح النظر للأمور والتعامل معها يتم بصورة عملية بحتة باعتبارها الطريقة الأسلم للبقاء في إطار المهنية والموضوعية، ولكن وحتى لو كنا نعيش في عصر السرعة فإن الوصول للنتائج يتطلب قدرا من الذكاء الاجتماعي وحدا مقبولا من اللباقة المهنية وفهما لأصول ما يعرف بــ “الإتيكيت المهني” .

يعرف “الإتيكيت المهني” بأنه السلوكيات والتصرفات المتوقع من الموظف اتباعها في مكان العمل، ويهدف إلى تنظيم علاقة الموظف بمن حوله سواء داخل المؤسسة أو خارجها، على أساس اللباقة المهنية والحرفية في التعامل،  وتنقسم المنظومات السلوكية لــ “الإتيكيت المهني” إلى محاور عدة، منها:

“إدارة “الانطباع الأول”: على الرغم من إدراك الكثيرين بأن الانطباع الأول ليس صائبا في جميع الأوقات، إلا أن تغييره يأخذ وقتا ليس بالقصير، لذا يتعين على الشخص أن يدرب نفسه على إدارة الانطباع الأول الذي يتركه عند الآخرين، وقد تساعد الأفكار التالية على ذلك:

• جزء كبير من الانطباع الأول يتكون عند الآخرين قبل حتى أن يبدأ الشخص بالكلام، فطريقة الوقوف وسرعة الحركة والمظهر الخارجي كلها عوامل أساسية في الانطباع الأول التي ينبغي على الشخص مراعاتها حسب المكان والحضور.

• على الشخص أن يتدرب على صياغة مقدمة وافية ومختصرة عن نفسه لا تتجاوز الــ 30 كلمة، مبتدئا باسمه، منصبه/ وظيفته، مكان عمله، سبب حضوره، وفي حال سمح الوقت، يبدأ الشخص بالتفصيل أكثر حول طبيعة عمله ومؤسسته وهدفه من اللقاء.

• المصافحة: رغم الاختلاف الثقافي من بلد لآخر، إلا أن القاعدة العامة للمصافحة التي تظهر الثقة بالنفس هي التي تكون منطقية من حيث القوة والمدة، مع إبقاء النظر إلى وجه الشخص الآخر طوال فترة المصافحة.

• حفظ الأسماء: قد تكون هذه المهمة صعبة جدا في المؤسسات الكبيرة حيث يكثر الزملاء، أو في المؤتمرات والندوات حيث يلتقي الشخص بعدد كبير من الناس لأول مرة، ولتجاوز هذه المعضلة اقترح علماء الذاكرة عدة نصائح تساعد في هذا المجال، منها: تكرار اسم الشخص الذي أمامك فور سماعه، والاستمرار في استخدام الاسم طوال فترة المحادثة، أو ربط الاسم بشيء مميز في شكل الشخص، بحيث تتذكر اسمه في المقابلات القادمة فور رؤيته، أو ربط الاسم بكلمة أو وصف معين.

استلام بطاقة الأعمال (Business Card):

تعد طريقة تقديم واستلام بطاقة الأعمال ثقافة قائمة بحد ذاتها، ففي اليابان تُسلم بطاقة الأعمال بكلتا اليدين، وفي الهند تُسلم البطاقة وتستلم باليد اليمنى، لذا يتوجب معرفة هذه الأمور والإحاطة بها.

وعلى مستلم البطاقة أن يستلمها باهتمام والطريقة الصحيحة التي تمكنه من قراءتها فور استلامها وليس وضعها جانبا دون قراءتها إذ أن هذا مخالف تماما للإتيكيت المهني المتعارف عليه حول العالم.

أتاحت لنا التكنولوجيا المختلفة اليوم إمكانية الدخول لبريدنا الإلكتروني سواء الشخصي أو المهني في كل الأوقات، وقد يرى المؤمنون بضرورة تعدد المهام ) ( Multitask أن قراءة الرسائل الإلكترونية والنصية والرد عليها خلال الاجتماعات طريقة فعالة لإنجاز المهام، الا أن هذا يظهر عدم الاهتمام بالمتحدث الأمر الذي يشكل عائقاً في التواصل بين الحضور والمتحدثين، مما يسبب ضياعا في الوقت والجهد ولا يؤدي للنتائج المرجوة من الاجتماعات.

ومن الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار عند التحدث عن الإتيكيت هو تجنُب الحكم على الأشخاص، فعلى الرغم من أن إصدار الأحكام على الناس من منطلق شخصي أمر يصعب مقاومته، إلا أنه ولتحقيق النجاح في عالم الأعمال لا بد من تحييد كامل للآراء الشخصية والأحكام التي نصدرها، إذ أن الشخص الناجح يعلم يقينا أنه ليس هناك شيء قطعي، وأن منظوره في الحكم على الأمور أو الأشخاص ليس بالضرورة هو المقياس العالمي المتوجب اتباعه.

الاتصال والتواصل Communication Etiquettes :

إتيكيت المكالمات الهاتفية:

عليك معاودة الاتصال بالمكالمات الفائتة خلال 24 ساعة إن أمكن، وفي حال تعذر عليك ذلك، يمكنك الرد إما برسالة إلكترونية أو نصية للاعتذار عن عدم الرد وتبيان سبب تعذر معاودة الاتصال، فهذا التصرف سيظهر مهنيتك في التعامل والاهتمام بالمتصل وتقديره.

وفي حال أردت تفعيل مكبر الصوت أثناء المكالمة، يتوجب عليك سؤال المتصل قبل الإقدام على هذه الخطوة للتأكد من عدم ممانعته.

إتيكيت البريد الصوتي:

اذا أردت أن تترك بريدا شخصيا، فإن ترتيب طرح المعلومات سيسهل على الشخص الذي سيستقبل الرسالة فهمها، الترتيب الأمثل هو: الاسم، المؤسسة، الشخص المطلوب، سبب الاتصال، ترك رقم الهاتف لمعاودة الاتصال.

ويفضل  جعل البريد الشخصي صادرا باسم وصوت صاحب الهاتف وليس إلكترونيا، لضمان وصول الرسالة للشخص الصحيح، ويجب الرد على الرسائل الصوتية في أقرب فرصة.

إتيكيت المراسلات الإلكترونية:

رغم اختلاف الشكل الرسمي للرسائل من مؤسسة إلى أخرى، واختلاف نوع الرسالة ومناسبتها وهدفها ومستقبليها، إلا أن هناك قواعد عامة مقبولة عالميا لشكل الرسالة الإلكترونية، وعلى سبيل المثال لا الحصر:   

• استخدام اللون الأسود لخطوط المراسلات الرسمية، مع إمكانية استخدام اللون الأحمر للتأكيد أو الأهمية.

• إمكانية التظليل بالأصفر للنقاط التي تتطلب انتباها خاصا.

• أن لا يتجاوز حجم الخط الــ 12 أو الــ 14 كحد أقصى.

• استخدام نوع خط واضح للقراءة.

• التذكر دوما بأن كثرة استخدام الخطوط المائلة، والحمراء، والغليظة، والتظليل، والتأكيد على المعلومة، وتغيير حجم الخط بكثرة في الرسالة الواحدة يجعل الرسالة تظهر أكثر حدة.

• التأكد دائما من كتابة عنوان الرسالة في خانة (الموضوع)، هذا سيسهل على المرسل والمستقبل للرسالة الرجوع إليها مستقبلا عند الحاجة لذلك.

• الرد على الرسالة الإلكترونية في أقرب فرصة، حتى لو كان الرد هو عبارة عن تأكيد لاستلام الرسالة وأن اتخاذ اللازم سيجري في وقت لاحق.

• عند الانتهاء من إجراء مقابلة مع مرشح لوظيفة، أو بعد الاجتماع بشريك أعمال أو زيارة أحد العملاء، خصص جزءاً من وقتك لكتابة رسالة شكر على الاجتماع، لتميز نفسك وتعكس صورة إيجابية  عن مؤسستك.

• التعود على إرسال تقرير عن الاجتماع (Meeting Minutes)  يمكن كافة الأطراف التي اجتمعت من معرفة مسؤولياتها ويسهل الرجوع للشخص المعني في كل أمر.

• قبل الضغط على زر الإرسال، تعود أن تراجع وتدقق إملاء وقواعد الرسالة، وأن تقرأها كاملة مرة واحدة للتأكد من تسلسلها المفهوم، مع التأكد من استخدام  اللغة الرسمية المقبولة.

بقي أن نقول أن “الإتيكيت المهني”  ليس قائمة بالقواعد أو الصح والخطأ أو وسيلة لتقييم الناس، بل هو باختصار مجموعة سلوكيات إيجابية في التعامل والعمل.